Privacybeleid

Ten Bruggen Accountancy & Advies gaat zorgvuldig om met uw gegevens. Hieronder leest u precies hoe.

Artikel 1. Inleiding

Wij hechten grote waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Dit privacybeleid legt uit welke gegevens wij verzamelen, waarom we dat doen en hoe we ze beschermen.

Artikel 2. Verantwoordelijke

Ten Bruggen B.V., handelend onder de naam Ten Bruggen Accountancy & Advies, gevestigd aan Laan van Zuid Hoorn 70, 2289 DE Rijswijk (KvK 97416614), is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit beleid.

Artikel 3. Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken onder andere: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, burgerservicenummer (BSN), bedrijfsgegevens, financiële informatie, de berichten die u ons stuurt per e-mail of WhatsApp (inclusief bijlagen) en overige gegevens die nodig zijn voor onze dienstverlening.

Artikel 4. Doeleinden van verwerking

Wij gebruiken uw gegevens voor:

  • de uitvoering van accountancy- en adviesdiensten;

  • facturatie en administratie;

  • wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht;

  • communicatie en klantrelatiebeheer;

  • het bijhouden van uw klantdossier, zodat iedereen die aan uw dossier werkt weet wat er met u is besproken en afgesproken.

Artikel 5. Rechtsgrond voor verwerking

Wij verwerken gegevens op basis van de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang of toestemming van de betrokkene. Berichten van klanten bewaren wij voor de uitvoering van de overeenkomst. Berichten van mensen die (nog) geen klant zijn, en van andere deelnemers in een groepsgesprek, bewaren wij op basis van ons gerechtvaardigd belang om vragen te kunnen beantwoorden en uw dossier compleet te houden.

Artikel 6. E-mail en WhatsApp

Stuurt u ons een e-mail of een WhatsApp-bericht, dan bewaren wij dat bericht in uw klantdossier in ons kantoorsysteem. Dat geldt ook voor bijlagen en voor de berichten die wij u sturen. Zo kunnen wij afspraken terugvinden en kan een collega uw vraag oppakken als uw vaste contactpersoon er niet is.

  • Binnen ons kantoor kunnen alleen de medewerkers die bij uw dossier betrokken zijn uw berichten zien.

  • Zit u met ons in een WhatsApp-groep, dan bewaren wij ook de berichten van de andere deelnemers in die groep.

  • Bent u (nog) geen klant, dan bewaren wij uw bericht om u te kunnen antwoorden en eventueel een offerte te maken.

  • Wij bewaren alleen berichten die naar ons kantoornummer en onze e-mailadressen worden gestuurd. Wij hebben geen toegang tot uw andere gesprekken.

Artikel 7. De app en Mijn Ten Bruggen

Met de app Mijn Ten Bruggen en op mijn.tenbruggen.nl ziet u wat er voor u klaarstaat, geeft u akkoord op uw aangiftes, levert u stukken en bonnetjes aan en downloadt u uw documenten.

  • Inloggen: u logt in met uw e-mailadres en een code of link die wij u per mail sturen. Wij bewaren uw e-mailadres en de inlog op uw apparaat, zodat u niet steeds opnieuw hoeft in te loggen.

  • Camera en foto’s: de app gebruikt de camera en uw foto’s alleen als u zelf een bonnetje scant of een foto of PDF kiest. Wat u instuurt, komt in uw administratie en uw klantdossier.

  • Bonnetjes: de gegevens op een bonnetje (zoals datum, bedrag en leverancier) lezen wij automatisch uit, zodat wij het kunnen boeken.

  • De app bevat geen advertenties en geen software om u te volgen.

  • Meldingen: geeft u toestemming, dan bewaren wij een meldingscode van uw toestel bij uw inlog, zodat wij u een melding kunnen sturen als er iets voor u klaarstaat. In de melding staan geen namen of bedragen. Bij uitloggen of account verwijderen wissen wij de code; meldingen uitzetten kan in de instellingen van uw telefoon.

  • Account verwijderen: dat doet u in de app via Account, Account verwijderen. Wij wissen dan uw inlog op al uw apparaten, ook in Mijn Ten Bruggen, en uw toegang tot het inleveren van bonnetjes. Uw klantdossier en de bonnetjes en stukken die u al heeft ingeleverd, blijven bewaard zolang u klant bent en de wettelijke bewaarplicht geldt. Bent u klant, dan kunt u later opnieuw inloggen met uw e-mailadres. Wilt u dat wij uw gegevens verwijderen, mail dan naar info@tenbruggen.nl.

Artikel 8. Burgerservicenummer (BSN)

Wij gebruiken uw BSN alleen voor aangiftes en andere contacten met de Belastingdienst waarvoor de wet het BSN vereist. In ons kantoorsysteem slaan wij het BSN versleuteld op.

Artikel 9. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor onze dienstverlening en de wettelijke bewaartermijnen:

  • financiële gegevens en stukken: 7 jaar (fiscale bewaarplicht);

  • berichten en correspondentie in uw klantdossier: tot 7 jaar na het einde van onze dienstverlening;

  • berichten van mensen die geen klant zijn geworden: 12 maanden na het laatste contact;

  • inloggegevens (inlog op uw apparaat): tot u uitlogt, uiterlijk een jaar na het laatste gebruik; inlogcodes en inloglinks vervallen na korte tijd en wissen wij binnen een dag.

Artikel 10. Partijen die gegevens voor ons verwerken

Voor onze dienstverlening gebruiken wij software van andere partijen. Zij verwerken gegevens alleen in onze opdracht. Het gaat om:

  • Microsoft 365: e-mail en opslag van documenten;

  • Exact Online en Moneybird: boekhouding en facturatie;

  • Fiscaal Gemak: aangiftes;

  • Cloudflare: ons kantoorsysteem, met opslag in de Europese Unie;

  • Wasender: de koppeling tussen WhatsApp en ons kantoorsysteem;

  • Make: koppelingen tussen deze systemen;

  • Framer: onze website en het contactformulier;

  • Anthropic (Claude): het automatisch uitlezen van bonnetjes en documenten en het voorbereiden van conceptberichten in ons kantoorsysteem;

  • Expo (650 Industries, Verenigde Staten): het bijwerken van de app en het doorgeven van meldingen;

  • Apple en Google: het verspreiden van de app via de App Store en Google Play, en het afleveren van meldingen.

WhatsApp-berichten lopen daarnaast via WhatsApp (Meta). Daarvoor geldt ook het privacybeleid van WhatsApp.

Een deel van deze partijen is gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte of kan gegevens daar opslaan. Wij laten dat alleen toe als er passende waarborgen zijn, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of het EU-VS Data Privacy Framework.

Artikel 11. Delen met derden

Buiten de partijen in artikel 10 delen wij gegevens alleen met derden als dit noodzakelijk is voor onze diensten (bijvoorbeeld met de Belastingdienst of de Kamer van Koophandel), voor de uitvoering van wettelijke verplichtingen of met uw toestemming.

Artikel 12. Beveiliging van gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking.

Artikel 13. Uw rechten

U heeft recht op inzage, correctie, verwijdering, dataportabiliteit en beperking van verwerking. Ook kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens. Dat geldt ook voor de berichten die wij van u bewaren. Een verzoek kunt u sturen naar info@tenbruggen.nl. Gegevens die wij op grond van de wet moeten bewaren, kunnen wij pas na afloop van die termijn verwijderen.

Artikel 14. Cookies

Onze website gebruikt functionele en beperkte analytische cookies om de site goed te laten werken en te verbeteren.

Artikel 15. Klachten

Bij klachten over ons gebruik van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via info@tenbruggen.nl. Komt u er met ons niet uit, dan kunt u terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Artikel 16. Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen. De meest recente versie is altijd beschikbaar op onze website. Dit beleid is voor het laatst gewijzigd op 17-10-2026.